Velge barnehageapp: funksjoner, prismodeller, personvern og avtalevilkår

Start med behovene i barnehagen

Lag en kort liste før dere ser på løsninger. Hva skal appen løse for dere? Hvem skal bruke den? Snakk med noen ansatte og noen foreldre. Da unngår dere å betale for funksjoner ingen trenger.

Spør også: Hvor mye tid bruker de ansatte på beskjeder, fravær og lister i dag? En god app skal spare tid, ikke gi mer arbeid.

Funksjoner som betyr mest i hverdagen

Beskjeder med lesestatus

Dere bør kunne sende beskjeder til hele barnehagen, en avdeling eller én familie. Lesestatus viser hvem som har lest. Da vet dere hvem dere må følge opp. Les mer i guiden om beskjeder til foreldre.

Fravær og ferie

Foreldre bør kunne melde fravær og ferie selv. Det sparer telefoner om morgenen og gir bedre oversikt over bemanningen.

Inn- og utsjekk

En digital liste over hvem som er til stede er nyttig hver dag. Den er særlig viktig ved brannøvelse og på tur. Den bør også vise hvem som har lov til å hente barnet. Se guidene om henting av barn og sikkerhet på tur.

Bilder med samtykke

Datatilsynet sier at barnehagen må ha samtykke fra foresatte før bilder av barn tas. Det gjelder også i lukkede grupper og apper. Appen bør derfor holde orden på hvilke barn som har samtykke. Les mer om bilder i barnehagen.

Oversettelse

Mange barnehager har foreldre med ulike morsmål. Oversettelse av beskjeder kan gjøre det lettere for alle å følge med. Viktige og følsomme samtaler bør likevel ikke bare bygge på maskinoversettelse. Se guiden om flerspråklige foreldre.

SMS som reserve

Ikke alle foreldre åpner appen hver dag. Mulighet for SMS når en viktig beskjed ikke blir lest, gjør at beskjeden når fram likevel.

Enkel for alle foreldre

Appen bør virke på både Android og iPhone. Sjekk om det finnes en nettversjon for dem som ikke vil laste ned appen. Varsler må komme fram på mobilen, ellers blir beskjedene liggende ulest. Teksten bør være lett å lese, også for besteforeldre som henter. Jo enklere appen er, jo færre spørsmål får de ansatte.

Prismodeller: fast pris eller pris per barn

Leverandører priser på ulike måter. De vanligste modellene er en fast pris per barnehage eller en pris per barn. Hvilken som lønner seg, avhenger av hvor mange barn dere har.

Tabellen under bruker tenkte priser. Den sammenligner en fast pris på 1 200 kroner i måneden med 25 kroner per barn i måneden. Prisene er bare eksempler og gjelder ingen bestemt leverandør.

Regn alltid på deres eget barnetall. Tenk også på at barnetallet endrer seg gjennom året. Med pris per barn varierer kostnaden. Med fast pris vet dere hva dere betaler.

Spør om dette

• Hva er inkludert i prisen, og hva koster ekstra?
• Koster SMS, oversettelse eller lagring av bilder ekstra?
• Er det etableringsgebyr?
• Hvordan og hvor ofte kan prisen endres?
• Er prisen oppgitt med eller uten mva.?

Personvern: databehandleravtale og lagring i EØS

Barnehagen er ansvarlig for opplysningene om barn og foreldre. Leverandøren behandler dem på vegne av dere. Da krever personvernforordningen artikkel 28 en skriftlig databehandleravtale. Avtalen skal være skriftlig, men den kan være elektronisk, etter artikkel 28 nr. 9.

Avtalen skal blant annet beskrive hva som behandles og hvorfor. Den skal også si hvordan underleverandører brukes. Leverandøren kan ikke bruke nye underleverandører uten skriftlig tillatelse fra dere.

Spør hvor dataene lagres. Datatilsynet skriver at all overføring av personopplysninger ut av EØS krever et særskilt grunnlag. Det følger av artikkel 44 og reglene etter den. Lagring i EU eller EØS gjør det enklere for dere. Spør også om underleverandørene lagrer data utenfor EØS.

Spør også hvordan leverandøren sikrer dataene. Kan dere styre hvem som ser hva, for eksempel per avdeling? Blir det logget hvem som har sett opplysningene? Hvordan logger ansatte inn? Etter artikkel 28 skal leverandøren gjøre tilgjengelig den informasjonen dere trenger for å kontrollere at avtalen følges. Be om en kort beskrivelse av sikkerhetstiltakene.

Les mer i guidene om personvern i barnehagen og taushetsplikt og opplysningsplikt.

Binding og eksport: tenk på slutten fra starten

Det er lurt å vite hvordan dere kommer ut av en avtale før dere går inn i den. Se etter disse punktene:

• Bindingstid: Hvor lenge er dere bundet?
• Oppsigelse: Hvor lang er oppsigelsestiden?
• Fornyelse: Fornyes avtalen automatisk for en ny periode?
• Eksport: Kan dere selv hente ut barn, foresatte, samtykker og bilder i et vanlig format?
• Avslutning: Hva skjer med data når avtalen slutter?

Etter artikkel 28 nr. 3 bokstav g skal leverandøren slette eller levere tilbake opplysningene når tjenesten er slutt. Det er barnehagen som velger. Mer om dette står i guiden om å bytte barnehageapp.

Test før dere bestemmer dere

Be om en prøveperiode eller en demo med eksempeldata. La noen ansatte og noen foreldre prøve appen på sin egen mobil. Sjekk at den er enkel nok for den som bruker den minst. Sjekk også hvor raskt dere får svar fra brukerstøtten.

Sjekkliste

• Beskjeder med lesestatus til hele barnehagen, avdeling og én familie
• Fravær og ferie meldt av foreldre
• Inn- og utsjekk og oversikt over hvem som kan hente
• Bildedeling som tar hensyn til samtykke
• Oversettelse og SMS som reserve ved behov
• Prismodell regnet ut på eget barnetall
• Databehandleravtale og oversikt over underleverandører
• Data lagret i EU eller EØS, eller gyldig grunnlag for overføring
• Bindingstid, oppsigelse og fornyelse avklart
• Eksport og sletting ved avtaleslutt beskrevet

Les også om godt foreldresamarbeid og foreldresamtaler.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Vinka, en app for beskjeder, oppmøte, bilder og bemanning i barnehagen. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Utdanningsdirektoratet, Datatilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.