Foreldresamtaler i barnehagen: rammeplanen, forberedelse, booking og personvern

Kort fortalt

Rammeplanen sier at barnehagen skal legge til rette for at foreldrene og barnehagen jevnlig kan utveksle observasjoner og vurderinger om barnet. Foreldresamtaler er den vanligste måten å gjøre det på.

Det finnes ingen nasjonal regel om hvor mange samtaler dere skal ha. Kommunen eller eieren kan ha egne krav. Oslo kommune har for eksempel minst to samtaler i året i kommunale barnehager.

God forberedelse, enkel booking og forsiktig dokumentasjon gjør samtalene nyttige og trygge.

Hva rammeplanen sier

Ordet «foreldresamtale» står ikke i rammeplanen. Men kapittel 5 om samarbeid mellom hjem og barnehage gir grunnlaget:

• Foreldrene og barnehagen skal jevnlig kunne utveksle observasjoner og vurderinger.
• Barnehagen skal begrunne sine vurderinger overfor foreldrene og ta hensyn til foreldrenes synspunkter.
• Samarbeidet skal sikre at foreldrene får medvirke til hvordan tilbudet tilrettelegges for barnet.
• Samarbeidet skal alltid ha barnets beste som mål.

Barnet har også en stemme. Etter barnehageloven § 3 har barn rett til å si sin mening i saker som gjelder dem selv.

Ulike typer samtaler

Ta aldri opp en bekymring for første gang i døra ved henting. Avtal en egen samtale i et rom der dere kan snakke uforstyrret.

Under samtalen

Start med det barnet mestrer og liker. Bruk konkrete eksempler fra hverdagen, for eksempel en lek eller en situasjon i garderoben. Da blir det lettere for foreldrene å kjenne igjen barnet sitt.

Still åpne spørsmål og lytt mer enn du snakker. Foreldrene kjenner barnet best hjemme, og dere kjenner barnet best i barnehagen. Begge deler trengs for å få et helt bilde.

Avslutt med å oppsummere hva dere er enige om. Avtal hvem som gjør hva, og når dere skal snakke sammen igjen.

Forberedelse

En god samtale er forberedt av begge parter. Gi foreldrene noen spørsmål på forhånd, slik at de også kan forberede seg.

Slik kan den pedagogiske lederen forberede seg:

1. Gå gjennom det dere har observert om barnet over tid, ikke bare den siste uken.
2. Spør kollegaer som kjenner barnet godt.
3. Snakk med barnet om hva det liker i barnehagen og hva som er vanskelig.
4. Skriv ned to til tre ting dere vil ta opp, og start med det som går bra.
5. Vurder om dere trenger tolk, og bestill i god tid.

Forslag til spørsmål foreldrene kan få på forhånd:

• Hva forteller barnet hjemme om barnehagen?
• Hva er barnet opptatt av for tiden?
• Er det noe dere lurer på eller er bekymret for?
• Har det skjedd noe hjemme som vi bør vite om?

Foreldre som strever med norsk

Tolkeloven gjelder også private barnehager. Barnehagen skal bruke tolk når det er nødvendig for å ivareta rettssikkerheten eller gi forsvarlig hjelp. Barn skal ikke tolke, heller ikke søsken.

Ikke bruk maskinoversettelse alene i en utviklingssamtale. Les mer i guiden om flerspråklige foreldre.

Booking av tider

Booking tar ofte mer tid enn selve samtalene. Noen enkle grep hjelper:

• Legg ut faste tider med tydelig varighet, og la foreldrene velge selv.
• Gi en svarfrist, og send en påminnelse til de som ikke har valgt tid.
• Tilby noen tider tidlig eller sent på dagen for foreldre med lange arbeidsdager.
• Spør om begge foreldre skal være med. Ved delt omsorg kan det være aktuelt med to samtaler.
• Send en påminnelse dagen før samtalen.

Les mer om å skrive invitasjoner som blir lest i guiden om beskjeder til foreldre.

Dokumentasjon og personvern

Notater fra en foreldresamtale er personopplysninger. Udir peker på at så snart dere skriver ned opplysninger, behandler dere personopplysninger. Da gjelder personvernreglene.

Rammeplanen sier at dokumentasjon om enkeltbarn skal skje med et etisk perspektiv. Personopplysninger skal behandles i samsvar med personopplysningsloven.

• Skriv bare det som trengs. Dere kan ikke behandle flere opplysninger enn formålet krever.
• Lagre trygt. Bare de som trenger tilgang, skal ha det. Ikke la notater ligge i åpne mapper eller på private telefoner.
• Foreldre har innsyn. Foreldre har rett til å se og få utlevert dokumentasjon om egne barn. De kan også be om at feil eller misvisende opplysninger blir rettet eller slettet.
• Ikke lagre for lenge. Opplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig.
• Taushetsplikt. Det som kommer fram i samtalen, er underlagt taushetsplikt etter barnehageloven § 44.
• Samtykke før deling med skolen. Barnehagen må ha samtykke fra foreldrene for å dele opplysninger om enkeltbarn med skolen.

Opplysningsplikten til barnevernet gjelder uavhengig av taushetsplikten. Les mer i guiden om taushetsplikt og opplysningsplikt og om personvern i barnehagen.

Typiske feil

• Samtalen blir en gjennomgang av en mal, ikke en dialog.
• Barnehagen snakker mest, og foreldrene får lite rom.
• Vurderinger blir ikke begrunnet med konkrete eksempler.
• Notatene inneholder mer enn det som trengs.
• Et søsken blir brukt som tolk.
• Det som ble avtalt, blir ikke fulgt opp.

Sjekkliste

• Dere vet hvor mange samtaler kommunen eller eieren krever.
• Foreldrene har fått tider å velge mellom og en svarfrist.
• Foreldrene har fått spørsmål på forhånd.
• Barnets eget syn er hentet inn.
• Tolkebehov er avklart.
• Samtalen starter med det som går bra.
• Avtaler og neste steg er oppsummert til slutt.
• Notatet er kort, lagret trygt og bare tilgjengelig for dem som trenger det.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Vinka, en app for beskjeder, oppmøte, bilder og bemanning i barnehagen. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Utdanningsdirektoratet, Datatilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.