Bilder i barnehagen: samtykke, deling og sletting etter personvernreglene

Det viktigste først

Bilder av barn er personopplysninger. Derfor gjelder personvernreglene når dere tar, deler og lagrer bilder i barnehagen.

Datatilsynet er tydelig på tre punkter:

• Dere må ha samtykke fra foreldrene før bildet tas.
• Det gjelder både når bildet skal brukes internt, og når det skal deles.
• Samtykkeskjemaet må vise tydelig hva foreldrene faktisk sier ja til.

Barnehagen har ansvar for bilder som tas i regi av barnehagen. Det gjelder også bilder fra turer og arrangementer dere står bak.

Samtykke: slik gjør dere det

Samtykke skal være frivillig, konkret, informert og tydelig. Datatilsynet sier at det ikke finnes ett skjema som passer for alle. Lag derfor et skjema som passer til hvordan dere faktisk bruker bilder.

1. Kartlegg bruken. Skriv ned hvor bildene havner: foreldreapp, e-post, nettside, sosiale medier eller trykt materiell.
2. Lag ett valg per kanal. Foreldre skal kunne si ja til noe og nei til annet. For sosiale medier bør dere navngi plattformen og si om gruppen er åpen eller lukket.
3. Ta med fotograf og praksisstudenter. Barnehagen kan ikke samtykke på vegne av foreldrene til at en ekstern fotograf tar bilder. Bilder tatt av studenter i praksis krever også eget samtykke.
4. Skriv hva dere lover. Datatilsynet anbefaler blant annet å love at barn ikke fotograferes lettkledde, og at bilder på nett publiseres i lav kvalitet.
5. Fortell om retten til å trekke tilbake. Det skal være like enkelt å trekke tilbake samtykket som å gi det.
6. Fornye hvert år. Datatilsynet anbefaler en årlig rutine som sikrer at dere har gyldig samtykke.

Skriftlig samtykke er ikke et krav, men det er nyttig som dokumentasjon. Mange velger derfor et skjema som både barnehagen og foreldrene signerer.

Spør også barna selv, tilpasset alderen. Datatilsynet råder til å respektere et nei fra barnet.

Intern deling og publisering er ikke det samme

Kravet om samtykke gjelder uansett kanal. Likevel er risikoen ulik. Jo flere som kan se bildet, jo viktigere er det at samtykket er presist.

Barn som ikke skal fotograferes

Noen foreldre sier nei til bilder. Andre sier ja til intern deling, men nei til nett. Begge svarene skal respekteres uten spørsmål om hvorfor.

Noen barn kan ha særlige grunner til å være skjermet. Foreldrene vet best hva som gjelder. Ta det opp i oppstartssamtalen, og noter svaret der de ansatte finner det.

Gjør det lett for de ansatte å vite hvem som har sagt hva:

• Hold en oppdatert oversikt over samtykker per barn og per kanal.
• Sjekk oversikten før dere deler et gruppebilde.
• Ta et nytt bilde uten barnet heller enn å beskjære i etterkant.
• Ikke merk barnet synlig på en måte som skaper oppmerksomhet rundt valget.

Når foreldre tar bilder på arrangementer

Datatilsynet sier at foreldre kan ta bilder av egne barn på arrangementer som juleavslutning og forestillinger. Barnehagen kan likevel sette egne regler, for eksempel fotoforbud.

Skal bildene publiseres, og andre barn er med, trengs samtykke fra de andre barnas foreldre. Datatilsynet sier rett ut at det ikke er lov å dele bilder av andres barn uten tillatelse.

Gi foreldrene en kort beskjed før arrangementet. Den kan for eksempel lyde slik:

Ta gjerne bilder av ditt eget barn. Ikke del bilder der andre barn kan kjennes igjen, uten at foreldrene deres har sagt ja.

Les mer om gode beskjeder i guiden om beskjeder til foreldre.

Hvor lenge kan dere ta vare på bilder?

Personvernreglene sier at opplysninger ikke skal lagres lenger enn nødvendig. Datatilsynet gir ingen fast frist for bilder. Rådet er å rydde jevnlig og slette det som ikke lenger er relevant.

• Lag en fast ryddedag, for eksempel ved slutten av barnehageåret.
• Slett bilder på ansattes private telefoner. Bruk barnehagens utstyr og lagring.
• Rydd når et barn slutter. Vurder hva som fortsatt har et formål.
• Slett med en gang ved krav. Ber foreldre om sletting, skal dere ikke spørre om årsak. Slett med en gang, både i åpne og lukkede kanaler.

Husk at sletting også gjelder kopier. Tenk gjennom om bilder ligger både i appen, på en felles maskin og i en skytjeneste. Rydd alle stedene samtidig.

Bilder er bare én del av personvernet. Se også guiden om personvern i barnehagen.

Typiske feil

• Ett generelt ja til «bilder» som ikke skiller mellom app, nettside og sosiale medier.
• Samtykke som hentes inn etter at bildet er tatt.
• Gruppebilder der ett av barna mangler samtykke.
• Bilder som blir liggende på private telefoner.
• Gamle bilder som aldri blir slettet fra nettsiden.
• Fotografen får kontaktliste med alle foreldre, også de som har sagt nei.

Sjekkliste

• Vi har et samtykkeskjema med ett valg per kanal.
• Skjemaet nevner fotograf, praksisstudenter og presse.
• Foreldre vet at de kan trekke samtykket tilbake like enkelt som de ga det.
• Alle ansatte vet hvor oversikten over samtykker ligger.
• Vi fornyer samtykkene hvert år.
• Vi har en regel for foreldres bilder på arrangementer.
• Vi har en fast dag for å rydde og slette bilder.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Vinka, en app for beskjeder, oppmøte, bilder og bemanning i barnehagen. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Utdanningsdirektoratet, Datatilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.