Bytte barnehageapp: avtale, eksport av data, sletting og informasjon til foreldre

Begynn med avtalen dere har i dag

Før dere bestemmer dato for bytte, må dere vite hva den gamle avtalen sier. Avtaler mellom barnehage og leverandør er forretningsavtaler. Det er derfor avtaleteksten som avgjør det meste. Finn fram avtalen og vilkårene og se etter disse punktene:

• Bindingstid: Er dere bundet til en bestemt dato?
• Oppsigelsestid: Hvor lang tid går det fra oppsigelse til avtalen slutter?
• Automatisk fornyelse: Fornyes avtalen av seg selv for en ny periode hvis dere ikke sier opp i tide?
• Form på oppsigelsen: Må den være skriftlig, og til hvilken adresse?
• Eksport: Lover leverandøren at dere kan hente ut data, og i hvilket format?
• Avslutning: Hva står det om sletting eller tilbakelevering når avtalen er slutt?

Skriv opp siste dag for oppsigelse i kalenderen. Si heller opp skriftlig og be om bekreftelse.

Databehandleravtalen avgjør hva som skjer med opplysningene

Barnehagen er behandlingsansvarlig for opplysningene om barn, foreldre og ansatte. Leverandøren av appen er databehandler. Da skal dere ha en databehandleravtale.

Etter personvernforordningen artikkel 28 nr. 3 bokstav g skal databehandleren, etter deres valg, slette eller levere tilbake alle personopplysninger når tjenesten er levert. Kopier skal også slettes, med mindre annen lov krever lagring.

Datatilsynet skriver at avtalen tydelig bør vise hvilket av alternativene som er valgt. Det er barnehagen som bestemmer. Databehandleren skal også kunne vise at opplysningene faktisk er slettet når oppdraget er avsluttet.

Slik bruker dere dette i praksis

1. Bestem hva dere trenger å ta med videre, og hva som bare skal slettes.
2. Be om tilbakelevering av det dere trenger, i et format dere kan lese.
3. Be om skriftlig bekreftelse på sletting når alt er overført.

Hent ut data og bilder før avtalen slutter

Tilgangen kan bli stengt samme dag som avtalen slutter. Ta derfor ut data i god tid. Vanlige ting å hente ut er:

• Barn, foresatte og kontaktinformasjon
• Avdelinger og ansatte
• Samtykker, for eksempel til bilder og tur
• Viktige beskjeder og dokumenter dere må ta vare på
• Bilder og album dere har lov til å beholde

Ta bare med det dere har behov for. Gamle beskjeder og bilder som ikke trengs lenger, er tryggere å slette enn å flytte. Les mer i guiden om personvern i barnehagen.

Bilder krever ekstra omtanke

Datatilsynet sier at barnehagen må ha samtykke fra foresatte før bilder av barn tas. Det gjelder også når bildene bare deles i en lukket gruppe eller app. Samtykket skal vise tydelig hva foreldrene sier ja til. Se derfor over om samtykkene dekker den nye løsningen. Se også guiden om bilder i barnehagen.

Planlegg en kort periode med parallell drift

Det tryggeste er å la den gamle og den nye løsningen gå side om side en kort tid. Da mister ingen viktige beskjeder. Hold perioden kort, slik at foreldrene ikke må følge med to steder lenge.

• Bestem én dato der all ny kommunikasjon går i den nye appen.
• La den gamle appen bare være til lesing etter denne datoen.
• Sjekk at alle foreldre har logget inn i den nye appen før dere stenger den gamle.
• Ring eller snakk med dem som ikke har logget inn.

Gjør klar den nye løsningen

Signer databehandleravtalen med den nye leverandøren før dere legger inn opplysninger om barn og foreldre. Da er ansvaret avklart fra første dag.

• Struktur: Legg inn avdelinger, barn og foresatte. Sjekk at hvert barn er knyttet til riktige foresatte.
• Tilganger: Gi ansatte tilgang bare til det de trenger, for eksempel egen avdeling.
• Henting: Legg inn hvem som har lov til å hente hvert barn. Se guiden om henting av barn.
• Samtykker: Hent inn nye samtykker hvis de gamle ikke dekker den nye løsningen.
• Opplæring: Sett av en kort samling for de ansatte. La dem prøve å sende en beskjed og registrere fravær.

Ta bort tilganger i den gamle løsningen for ansatte som har sluttet. Gjør det før dere eksporterer, så blir oversikten riktig.

Gi foreldrene beskjed

Foreldre har rett til informasjon om hvem som får opplysningene deres. Det følger blant annet av personvernforordningen artikkel 13. Oppdater derfor personvernerklæringen med ny leverandør.

Beskjeden til foreldrene bør være kort. Fortell hva som skjer, når det skjer og hva de må gjøre. Gi den på flere språk ved behov. Se guidene om beskjeder til foreldre og flerspråklige foreldre.

Tidsplan for byttet

Et godt tidspunkt er ofte en rolig periode. Unngå oppstarten i august hvis dere kan. Sett av litt ekstra tid de første dagene etter byttet. Da kan de ansatte svare på spørsmål fra foreldre ved levering og henting.

Sjekkliste

• Bindingstid, oppsigelsestid og fornyelse er sjekket.
• Oppsigelsen er sendt skriftlig og bekreftet.
• Ny avtale og databehandleravtale er signert.
• Data og nødvendige bilder er eksportert før tilgangen stenges.
• Samtykker er sjekket mot den nye løsningen.
• Foreldrene har fått kort beskjed med dato og hva de må gjøre.
• Personvernerklæringen er oppdatert.
• Gammel leverandør har bekreftet sletting skriftlig.

Skal dere velge ny løsning først, kan guiden om å velge barnehageapp hjelpe.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Vinka, en app for beskjeder, oppmøte, bilder og bemanning i barnehagen. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Utdanningsdirektoratet, Datatilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.